אנו נמצאים בעידן בו תחומים רבים עוברים תהליכי דיגיטציה וישנה ציפייה מעסקים, נותני שירות וגם מאנשים פרטיים להפיק מסמכים דיגיטליים ובוודאי לבצע הפקת חשבוניות יעילה. כיום כבר כמעט ואין מקום להתנהלות באמצעות ניירת, בוודאי לא במקצועות החדשים המחייבים זריזות ונוחות, כמו גם חיסכון במקום. אז כיצד מפיקים חשבוניות באופן דיגיטלי ומהם יתרונות השיטה? הכתבה הזו בשבילך.
מהו שירות הפקת חשבונית דיגיטלית?
בעבר אנשים היו הולכים לבית הדפוס, מעצבים פנקס חשבוניות עם עיצוב אחיד ולבן, מוציאים חשבונית בדואר ומחכים לתשלום. הרבה תירוצים היה אפשר לספר לאותם אנשים, למשל שהחשבונית עוד לא הגיעה, אבל בעידן של היום כל התהליכים האלה נחסכים מבעלי עסקים וכבר לא מדובר על מותרות אלא על הכרח, מסיבות רבות שנפרט בהמשך. שירות הפקת חשבוניות דיגיטליות הוא תוכנה שניתן להתקין במחשב, בטלפון או בניהם, לעצב מסמך על פי תבנית וצבעים שמוצאים חן בעיניכם, להוסיף לוגו וחתימה קבועה ואז להוציא חשבוניות דיגיטליות ולשלוח אותן במייל, בווצאפ או בכל דרך אחרת שנוחה לכם.
כאשר מדובר על מערכת מתקדמת ואיכותית, הפקת החשבוניות מתבצעת בשניות ספורות. אחרי שנבחרת תבנית קבועה כל שיש לעשות הוא אחת לחודש או בעת הצורך למלא את התבנית בסכום המספר הרצוי ולמלא את התאריך לתשלום.
מי זקוק לשירות?
מי שעושים שימוש בשירותי חשבונית דיגיטלית הם עסקים ופרילנסרים רבים – אנשים שפתחו עסקים קטנים ובינוניים. ראינו בתקופת הקורונה כיצד רבים פתחו עסקים, אך התקשו בכל מה שקשור לניהול העסק. כיום כלים כמו חשבונית ירוקה יכולים לסייע לרבים להתנהל בעולם הדיגיטלי, להגיש חשבוניות במהירות ואף לתת ללקוחותיהם מצג של עסק מתקדם, מהיר ודיגיטלי.
הדרך המהירה ביותר ליישם את התוכנה היא בהתקנתה, או על המחשב או על הטלפון הנייד. לאחר ההורדה ניתן לעצב מסמך קבוע של חשבוניות, שם ניתן להטמיע לוגו וחתימות קבועות, צבעים ועיצוב דף שיהיו תבנית כללית לכל החשבוניות שנופקו. לאחר מכן הפקת חשבונית נעשית במילוי הפרטים המספריים ועדכון תאריך התשלום, ניתן לראות תצוגה מקדימה של הדף, לשלוח אותה ישירות מהתוכנה או להוריד אותה כקובץ PDF למחשב ואז לשלוח אותה במייל או באמצעים אחרים, למשל בווצאפ.
יתרונות הפקת החשבונית מרחוק
יש לא מעט יתרונות להפקת החשבוניות מרחוק, כאשר הבולט מכולם הוא יתרון הזמן. כאשר מוציאים חשבונית דיגיטלית מקצרים משמעותית את הזמן בין קבלת החשבונית והתשלום עבורה, אין צורך להמתין לדואר או לקבל חשבונית מקור, אף אחד לא יכול לומר שלא קיבל את החשבונית כי ניתן יהיה לשלוח עותק שלה בכל זמן נתון ומכל מקום. החשבונית חוסכת מקום פיזי שכן אין צורך לאחסן אותה בקלסר. כך קל יותר למצוא אותה בעת הצורך, אם היא נעשית באמצעות תוכנה לניהול חשבונות יותר פשוט למצוא אותה במידה ויש בכך צורך והתוכנה גם מבצעת מעקב שנתי וחודשי כך שאין צורך לנהל חישובים לשם הגשה להנהלת חשבונות או דוחות עבור מס הכנסה ומע"מ.
לסיכום, התהליכים הדיגיטליים שמציעה לנו כיום התוכנה להפקת החשבוניות טומנת יתרונות מרובים, אך מעל לכל היא הופכת את ההליך ליעיל ומהיר בהרבה.
