לא מעט בעלי עסקים עוברים לעבוד עם טפסים דיגיטליים. כלומר, במקום להנפיק טפסי נייר בכדי שלקוחות יחתמו עליהם, הם עוברים לטפסים מקוונים אשר דורשים חתימה דיגיטלית של הלקוח וכך בעצם חוסכים לא מעט בדפי נייר. החיסכון בדפי נייר רלוונטי מאוד הן לצורך שמירה על איכות הסביבה ומעבר להתנהלות ירוקה יותר בעסק והן בפן הכלכלי. במקום לרכוש דפי נייר בכל פעם מחדש, פשוט משתמשים בטפסים דיגיטליים.
כיצד מקימים טפסים ומחתימים מרחוק?
בכדי להכין טפסים מקוונים, חשוב מאוד להתקין מערכת ספציפית בעסק שנבחרה מראש בהתאם לצרכי העסק ומאפשרת לבנות טפסים דיגיטליים חכמים. הטפסים המקוונים שיוצרים במערכת מאפשרים ללקוחות ולכל גורם אחר לחתום על הטפסים המקוונים מרחוק. לאחר החתימה מקבלים התראה כי הטופס נחתם והוא נשמר באופן אוטומטי במקום ייעודי לשמירת טפסים מעין אלה. ניתן לשלוף את הטפסים בכל עת. חשוב לציין כי כמובן שאין צורך להדפיס את הטפסים המדוברים בכדי למלא אותם וניתן לחתום עליהם בצורה קלה ונוחה.
כמובן שבכדי שהטפסים יהיו מדויקים לצרכים של העסק שלכם, יש צורך לבחור בתוכנה של חברה מקצועית ומנוסה בתחום, אשר תתאים את הטפסים המדויקים ביותר לצרכי העסק לאחר שיחת אפיון. החברה תעניק הדרכה טרם אתם מתחילים להשתמש בטפסים על מנת שהשימוש יהיה קל ונוח.
כיצד טפסים דיגיטליים מקצרים זמני עבודה וחוסכים זמן?
טפסים דיגיטליים מקצרים באופן ניכר זמני עבודה וחוסכים לבעל המשרד או העסק זמן רב.
ראשית כל, כל שנה מחדש במקום להתעסק בטפסי 101 רגילים אשר דורשים עיסוק עם ניירת, חלוקת לעובדים, קבלה מהעובדים, בדיקה לגבי איזה עובד לא הגיש איזה טופס, ניתן כיום לייעל את התהליך ולקצר אותו על ידי מעבר לטפסים מקוונים שדורשים מילוי פרטים של העובד באופן מקוון וחתימה דיגיטלית. כל עובד מקבל את הטופס בקישור למכשיר הסמרטפון או כתובת המייל שלו, ממלא אותו ושולח אותו.
החיסכון בזמן בא לידי ביטוי גם בקבלת עובדים חדשים לבית העסק, במקום שהם ימלאו את כל הטפסים הרלוונטיים באופן ידני, ניתן לייעל ולקצר את התהליך ולאפשר להם לעשות זאת באופן מקוון.
במקום לזמן לקוחות לחתום באופן פיזי על טפסים שונים, דבר שללא ספק יכול לקחת זמן שכן, כל שיש לעשות הוא לשלוח את הטופס המקוון ללקוח שיכול לחתום עליו מכל מקום ובכל זמן באופן מידי ולשגר אותו באותו רגע חזרה. אין ספק כי הדבר מייעל מאוד תהליכי עבודה בעסק, מול לקוחות ועוד.
למי כדאי במיוחד להשתמש בשירות חתימה דיגיטלית?
שימוש בחתימה דיגיטלית הוא שירות הרלוונטי כיום לכל העסקים והארגונים הן במגזר הפרטי והן במגזר הציבורי. בין אם מדובר על עסקים קטנים ובינוניים ובין אם מדובר על תאגידים. כמובן שבעסקים קטנים הצורך בחתימה דיגיטלית וטפסים דיגיטליים יהיה פחות משמעותי מאשר בארגונים גדולים. כל ארגון גדול אשר מתנהל מול לא מעט לקוחות, עובדים, ספקים ועוד ונדרש להחתים על טפסים באופן שוטף, חייב לבחור כיום באופציה להקמת טפסים דיגיטליים שניתן לחתום עליהם מרחוק באופן דיגיטלי. מדובר על שירות שמשפר באופן ניכר את ההתנהלות העסקית והופך אותה לאפקטיבית ואיכותית.
